Politika varstva osebnih podatkov Univerze v Novi Gorici

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti študente, zaposlene, sodelavce ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Univerzo v Novi Gorici (v nadaljevanju: »Univerza«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša Univerza.

Uporabljeni izrazi, zapisani v slovnični obliki moškega spola, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske ter katerekoli spolne in druge identitetne opredelitve.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kakšen način naša Univerza kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi zakonitih pravnih podlag.

1) Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je Univerza v Novi Gorici:

Univerza v Novi Gorici
Vipavska cesta 13, 5000 Nova Gorica
info@ung.si
05 6205 820

2) Pooblaščena oseba

V skladu z določilom člena 37 Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali:

Nino Cotič
Strokovna sodelavka za kadrovske zadeve
e-pošta: dpo@ung.si
telefon: +386 5 62 05 817

3) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji in spletni identifikator ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

4) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Univerza zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

4.1) Izpolnitev zakonske obveznosti

Z vključitvijo posameznika v našo Univerzo, lahko Univerza na osnovi zakonskih določil obdeluje določene osebne podatke. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je tako lahko: Zakon o visokem šolstvu, Zakon o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti, Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnost, Zakon o delovnih razmerjih in druga zakonodaja, ki natančneje opredeljuje obdelavo osebnih podatkov. Univerza na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče, splošni učni uspeh, opravljene obveznosti itd. kot nam narekuje zakonodaja. V omejenih primerih je na Univerzi možna obdelava tudi za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je dodeljena upravljavcu.

Vsi veljavni predpisi s področja izobraževanja so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva:

https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-visoko-solstvo-znanost-in-inovacije/zakonodaja/.

4.2) Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z Univerzo sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot so npr. namera za vpis ali vpis na Univerzo, Erasmus+, najemna pogodba, dogovor o izvajanju praktičnega usposabljanja študentov Univerze, pogodba o štipendiranju, podjemne pogodbe ali avtorske pogodbe in druge pogodbe civilnega prava.

Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, Univerza ne more skleniti pogodbe, prav tako vam Univerza ne more izvesti storitve, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Univerza lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na dpo@ung.si ali z redno pošto na Univerza v Novi Gorici, Vipavska cesta 13, 5000 Nova Gorica.

4.3) Zakoniti interes

Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je pri obdelavi osebnih podatkov s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog omejeno. Vseeno pa lahko Univerza osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si Univerza prizadeva v omejenem obsegu. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa Univerza vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na dpo@ung.si ali z redno pošto na Univerza v Novi Gorici, Vipavska cesta 13, 5000 Nova Gorica.

4.4) Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor Univerza nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za druge namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

• uporaba podatkov študenta ( imena, priimka, datuma rojstva, vpisno številko, naslov, e-poštni naslov, e-poštni naslov Univerze in fakulteto vpisa) za brezplačni vpis v knjižnico Univerze.
• uporaba podatkov študenta (ime, priimek, e-poštni naslov, e-poštni naslov Univerze, številko mobilnega telefona, študijski program) za namen aktivnosti kariernega centra in alumni kluba za karierno in študijsko svetovanje in članstvo v alumni klubu.
• uporaba podatkov študenta (ime in priimek, e-poštni naslov, e-poštni naslov Univerze, številko mobilnega telefona, študijski program) za namen aktivnosti mednarodne pisarne in skrbnika vpisa študentov za namene obveščanja in pošiljanja prošenj za sodelovanje pri promocijskih aktivnostih Univerze.
• uporaba fotografije, video posnetkov in drugih vsebin, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani Univerze) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih Univerze;
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo;

Za uporabo nekaterih storitev Univerze, se je treba prijaviti. V tem primeru Univerza obdeluje naslednje podatke: e-pošto uporabnika, status uporabnika, izbran namen uporabe storitve in druge podatke v zvezi z uporabo storitve. Podatke Univerze obdeluje z namenom zagotavljanja informacijske varnosti (da se onemogoči nepooblaščena uporaba) in z namenom nudenje pomoči in svetovanja uporabnikom ter beleženje statističnih podatkov uporabe zaradi zagotavljanja delovanja storitve. Pravna podlaga za obdelavo je privolitev in zakoniti interes.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko svojo privolitev prekliče z zahtevkom poslanim po elektronski pošti na dpo@ung.si ali z redno pošto na Univerza v Novi Gorici, Vipavska cesta 13, 5000 Nova Gorica. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

4.5) Videonadzor

Na Univerzi izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v okolici vhodov v Univerzo) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (študentov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja Univerze (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe, v povezavi s 76. in naslednjimi členi ZVOP-2). Znotraj nekaterih delovnih prostorov se videonadzor izvaja, kjer je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali varovanja tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti.

Videonadzor nam je v pomoč pri odkrivanju, obravnavi ali reševanju incidenčnih oz. izrednih dogodkov, kaznivih dejanj, odškodninskih ali drugih zahtevkov. Posnetki se hranijo 5 dni. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, omogočeno pa imamo spremljanje dogajanja v živo s strani pooblaščene osebe.

Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki oz. elektronskem naslovu Univerze. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti. Dodatna vprašanja lahko naslovite tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

4.6) Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

Univerza lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko Univerza poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar Univerza ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

5) Hramba in izbris osebnih podatkov

Univerza bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor Univerza podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za čas sodelovanja z Univerzo, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih Univerza obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, Univerza hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in Univerzo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani Univerza podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih Univerza obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo Univerza hranila do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu zahteve za preklic privolitve ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Univerza lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko Univerza zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora Univerza osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

6) Uporabniki osebnih podatkov, pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Uporabnik osebnih podatkov pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki so mu bili osebni podatki razkriti. Pri opravljanju svoje dejavnosti, organizacije obdelujejo številne osebne podatke posameznikov. Osebne podatke posameznikov pri opravljanju svojega dela tako obdelujejo zaposleni na Univerzi skladno s pogodbo o zaposlitvi oz. aktom o sistemizaciji ter tudi tretje (praviloma) pravne osebe, ki jim Univerza posreduje osebne podatke, npr. ker tako zahteva zakonodaja. Med uporabnike pa sodijo tudi pogodbeni obdelovalci, torej tisti, ki jih Univerza najame, da v imenu in za račun Univerze opravljajo določene obdelave osebnih podatkov.

Univerza lahko tako posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Potencialni pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje Univerza so predvsem:

• vzdrževalci infrastrukture (n.pr. Aktiva varovanje d.d.);
• vzdrževalci informacijskih sistemov (n.pr. MiTeam);
• ponudniki programske opreme (n.pr. poslovno informacijski sistem Univerze, IZUM, Zoom, Microsoft, ipd.);
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram, LinkedIn ipd.).

Univerza za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci s katerimi Univerza sodeluje.

Univerza v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil Univerze in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Univerza kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

7) Piškotki

Spletna stran Univerze deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies). Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, v kolikor je uporabnik že obiskal spletno mesto. Pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja posameznik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali popolnoma onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje posamezniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Spletna stran Univerze (www.ung.si) uporablja naslednje piškotke, s katerimi sledi statistično uporabo spletnih strani na lastni informacijski infrastrukturi (ni zunanjega obdelovalca):

Spletna stran Univerze (www.ung.si) uporablja naslednje piškotke, zaradi vdelanih youtube posnetkov na spletni strani:

Spletna stran Univerze (www.ung.si) zaradi vdelanih videov, posledično uporablja piškotke tretjih ponudnikov. (doubleclick.net):

Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko posameznik izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

8) Varovanje podatkov in točnost podatkov

Univerza skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni z vso potrebno infrastrukturo (n.pr. požarni zid, ipd.). Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Univerza se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi posodobljeni, občasno se lahko obrne na posameznika za potrditev točnosti osebnih podatkov.

9) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

• zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;
• zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima Univerza ter preveri, ali jih Univerza obdeluje zakonito;
• zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
• zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
• ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se Univerza sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če Univerza obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;
• zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da Univerza ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
• zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
• prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo Univerza prenehala obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejela, razen če ima Univerza druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na dpo@ung.si ali z redno pošto na naslov Univerza v Novi Gorici, Vipavska cesta 13, 5000 Nova Gorica. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo Univerza odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa lahko Univerza zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko Univerza zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti morala Univerza od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ, to je Informacijski pooblaščenec na spletni strani: https://www.ip-rs.si/.

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na našo Univerzo preko elektronske pošte na dpo@ung.si ali z redno pošto na naslov Univerza v Novi Gorici, Vipavska cesta 13, 5000 Nova Gorica.

10) Objava sprememb

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani Univerze: https://ung.si/sl/politika-varstva-osebnih-podatkov/. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da je seznanjen s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejel rektor Boštjan Golob dne, 7. 11. 2024.

V Vipavi, 7. 11. 2024

Rektor
Prof. dr. Boštjan Golob